Personvernerklæring

Personvernerklæring for Egill Danielsen Stiftelse (EDS) og Danielsen-skolene

Det er viktig for oss at du føler deg trygg på at vi behandler dine personopplysninger forsvarlig og lovlig. Rektor er ansvarlig for skolenes behandling av personopplysninger. Daglig leder i EDS er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger i stiftelsen.

Nettside

På nettsidene vår bruker vi informasjonskapsler (cookies) for å gi deg en bedre brukeropplevelse. Når du bruker våre nettsider, samler vi automatisk inn aktivitetsinformasjon og opplysninger om hvilken nettleser du bruker, IP-adresse, tid og dato for når en side åpnes og hvilken side du kom fra. Opplysningene brukes kun til anonyme statistikker og for å forbedre våre tjenester.

Ved å søke skoleplass via våre nettsider, må du fylle inn personopplysninger. Det gjelder også om du benytter kontaktskjema på våre nettsider. Det er opplysninger du selv legger inn.

Hvilke personopplysninger behandler vi?

Søkere: Kontaktinformasjon og fødselsdato til elev, kontaktinformasjon og e-postadresse til foresatte og informasjon om andre søsken ved Danielsen-skoler.

Elever: Navn, adresse, navn på foresatte og eventuelt hvem som har den daglige omsorgen, telefonnummer, fødselsnummer, e-postadresse, karakterer og vitnemål, grunnlag for termin-/standpunktkarakterer, fravær og eventuell dokumentasjon på fravær, og referat fra elevsamtaler, fagsamtaler og eventuelle møter angående eleven og individuelle opplæringsplaner, IP-adresser og aktivitetslogger ved bruk av digitale tjenester ved skolen, sensitive opplysninger i forbindelse med fravær, elevens helse (f.eks. allergier) og spesialtilpassing for enkeltelever.

Ansatte: Navn, adresse, telefonnummer, fødselsnummer, nærmeste pårørende, referat fra medarbeidersamtaler, dokumentasjon på permisjon, utdanning og arbeidserfaring, bankkontonummer, lønnsnivå og eventuelt fagforeningsmedlemskap, IP-adresser og aktivitetslogger ved bruk av digitale tjenester ved skolen, sensitive opplysninger kan lagres i forbindelse med helsesituasjon og behov for tilpasninger i hverdagen.

Foresatte: Navn, adresse, fødselsnummer, telefonnummer, e-postadresse, eventuelt hvem som har den daglige omsorgen for eleven.

Hvordan innhenter vi personopplysninger?

  • Søknads- og kontaktskjema på nettsidene våre.
  • Under inngåelse av kontrakt om skoleplass.
  • Du oppgir opplysninger via telefon eller i samtale med våre medarbeidere.
  • Opplysninger fått gjennom samarbeid mellom skole og hjem.
  • Ved å bruke våre nettsider.
  • Ved å bruke wifi og digitale tjenester ved skolen eller i stiftelsen.

Om du ikke ønsker å oppgi nødvendige personopplysninger, kan det føre til at du ikke kan tildeles skoleplass ved skolen, dette på grunnlag av at vi ikke har opplysninger til å vurdere din søknad eller gi deg tilgang til ressurser brukt i undervisningen ved skolen.

Formål ved behandling av personopplysninger

Søkere: For å kunne behandle søknader, gi tilbud om skoleplass og sende nødvendig og relevant informasjon.

Elever: For å kunne gi elevene et fullverdig studietilbud, fakturere skolepenger og utføre våre forpliktelser i henhold til friskoleloven og annen relevant lovgivning.

Ansatte: For å kunne utøve våre forpliktelser ved et ansettelsesforhold i henhold til lovverket og den ansattes interesser.

Foresatte: For å kunne ivareta våre forpliktelser i henhold til skole–hjem-samarbeid og foresattes interesser ved elevens skolegang, samt fakturering av skolepenger. Foresattes fødselsnummer benyttes til MinID-pålogging mot skolens administrative system.

Rettslige grunnlag for å behandle personopplysninger

Vårt rettslige grunnlag for behandling er regulert av friskoleloven, opplæringsloven, forvaltningsloven, arbeidsmiljøloven og personopplysningsloven, med de ulike lovenes tilhørende forskrifter.

Hvor behandler vi personopplysninger

Alle elever, ansatte og foresatte registreres i skolens til enhver tid gjeldende administrative system og økonomisystem. Alle elever og ansatte registreres i IT-systemer for å få opprettet brukerkontoer som gir tilgang til wifi, internett, utskrift, Microsoft Office 365 og andre digitale verktøy brukt i undervisningen ved skolen.

Bruk av digitale tjenester

Når du bruker digitale tjenester, samler vi aktivitetsinformasjon og loggfører bruken din. Denne informasjonen er kun tilgjengelig i en kort periode. Dette er lovpålagt for å kunne ivareta informasjonssikkerheten og forhindre misbruk av våre tjenester.

Utlevering av informasjon til tredjepart

Vi bruker digitale tjenester og systemer som er levert av eksterne aktører. Personopplysningene dine blir da videreformidlet. Vi følger norsk personvernlovgiving for å sikre at dine personopplysninger er sikret og ikke kommer på avveie, og inngår databehandleravtale med våre eksterne aktører. Dette for å sikre at dine personopplysninger blir behandlet etter norsk lovgivning og begrenser databehandlers bruk kun til angitt formål.

Skolene bruker blant annet følgende eksterne aktører:

  • Egill Danielsen Stiftelse – IT driftsleverandør, økonomi- og administrative tjenester.
  • Visma Unique AS – Skoleadministrative system/digital meldingsbok/individuell opplæringsplan
  • Microsoft Office 365 – Samhandlingsplattform
  • net – Økonomi tjenester
  • Identum – eFeide/Feide
  • itslearning – Læringsplattform
  • Digitale fagbøker (Fagbokforlaget, Gyldendal, osv.)
  • Digitale undervisningsverktøy (Creaza, Kikora, osv.)
  • Utdanningsdirektoratet – rapportering (WIS), eksamen og kartleggingsprøver
  • Eksamenskontoret i Rogaland/Hordaland (eksamensavvikling)
  • Skyss (busskort)

Dine rettigheter

I henhold til personopplysningsloven har du rett til å vite hvilke opplysninger vi har registrert om deg. Du har også rett til å få opplysningene korrigert om de er feil og slettet eller begrenset om vi ikke lenger har grunnlag for behandlingen.

Om du mener at vi ikke overholder dine rettigheter, har du rett til å klage til tilsynsmyndigheten, som er Datatilsynet. Kontaktinformasjon finnes på www.datatilsynet.no.

Utlevering av personopplysninger

Det kan bli utlevert klasselister med navn, adresse og telefonnummer til alle i hver klasse.

Ellers utleverer vi kun opplysninger til den registrerte eller ved samtykke fra den registrerte til andre instanser.

Sletting av personopplysninger

I henhold til personopplysningsloven skal opplysninger som ikke lenger er nødvendige ut fra formålet de er innsamlet for, slettes. Vi følger til enhver tid gjeldende lovgivning.

Vi er pålagt å oppbevare opplysninger om navn, halvårskarakterer og standpunktkarakterer, samt hvilke fag en elev har fått undervisning i for bestandig. Andre opplysninger om eleven skal slettes etter at klagefristen er gått ut og vi ikke har grunnlag for å oppbevare dem lengre.